打电话的基本礼仪 |
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电话在现代商务活动中，应用范围非常广。我们在用电话进行沟通的时候需要注意哪些细节呢？我们分成电话接听和主动拨打两部分来介绍。 １．电话接听 在电话接听的时候要特别注意，电话铃响时间不要过长，一般是三声，我们就要接听电话，同时报出自己的称谓，最标准的方法是说：“你好”。根据不同企业的特点，可能会要求报你的姓名，部门的名称，或者公司的名称，一定要避免的是，拿起电话之后，说：“喂，说话。”避免使用不标准的用语。 要注意声音的控制。我们在社交活动当中，面对面地进行交流，可以充分地利用你的肢体语言来表达你要传达的这种职业表现，而电话只能听到你的声音，没法表达你的肢体语言，所以在这个时候要特别的注意自己的声音、语速，以及准确表达。 ２．主动拨打 主动拨打电话的时候，也就是电话拜访的时候，需要注意什么问题呢？ 在主动拨打电话之前，先打一个腹稿，有所准备，这样可以节省打电话的时间，同时这也是一个非常好的商务习惯。因为你并不知道接电话的人正在忙什么，在通话之前做到心里有数，可以有效地节省时间，并能够提高电话沟通的效率。 腹稿打好之后，应该做一个简单的寒暄，然后迅速直奔主题，不要闲聊天，东拉西扯，偏离你要表达的主要意思。 ３．其他电话礼仪 通结束时要有所提示，如：再见、咱们下次再谈等。 还有一方面是日常的商务活动中容易忽略的，就是在正常情况下先听到对方挂断电话之后，我们再挂断电话，这是一个很好的商务礼仪的表现。 同时在用电话进行沟通的时候，一般应该把时间控制在３分钟以内，最长也不要超过５分钟。即便这一次沟通没有完全表达出你的意思，最好约定下次打电话的时间或面谈的时间，而避免在电话中占用的时间过长。 电话礼仪 ·电话铃响，迅速接听，首先“自报家门” ·迅速给出答案：回答、拒绝或转其他同事 ·适当记录细节 ·拨通前先打好腹稿 ·迅速切入主题 ·使用电话敬语 ·等对方挂断后再挂电话 ·同事不在时帮助接听电话，并留言记录 ·电话时间控制在３分钟以内，最长不超过５分钟 |